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Como fazer o treinamento de equipe valer a pena?

4 de agosto de 2016
Como fazer o treinamento de equipe valer a pena?

1. Introdução

Empresários e gestores reconhecem que o verdadeiro diferencial competitivo de uma empresa está na qualidade do seu capital humano. Profissionais competentes e equipes de alto desempenho, são fundamentais para o sucesso dos negócios. Assim, é preciso contar com práticas eficientes de gestão de pessoas, direcionadas principalmente para a atração e retenção de talentos, ao desenvolvimento dos colaboradores, ao incentivo ao aprendizado e aos índices de motivação e de engajamento — sempre com a finalidade de formar times multidisciplinares, mais fortes e comprometidos com os objetivos corporativos.

Neste contexto, programas de treinamento devem ser uma das prioridades dentro do planejamento estratégico. De fato, é preciso compreender que os aportes em qualificação não podem ser vistos como despesas adicionais, mas como um investimento corporativo visando garantir a produtividade de todas as equipes. Entretanto, para que esse investimento seja realmente efetivo, é essencial elaborar um programa abrangente, com base no levantamento das reais necessidades da empresa e das equipes.

2. Por que investir em treinamentos?

O treinamento pode ser transformador, levando equipes e gestores a um outro patamar de atuação por meio da especialização e da experiência. Por isso, profissionais treinados são capazes de conquistar altos índices de desempenho e de produtividade — consequentemente, são responsáveis pela evolução de indicadores importantes como qualidade das entregas, atendimento aos prazos, satisfação dos clientes, volume de vendas, participação no mercado entre outros.

Por meio da qualificação, é possível formar times mais analíticos e inovadores, capazes de identificar oportunidades de melhoria e encontrar soluções práticas para problemas do dia a dia — como desvios, atrasos, falhas e ineficiências. Na verdade, o conhecimento tem o poder de ampliar os horizontes e de promover olhares mais críticos sobre as rotinas de trabalho. E, assim, surgem novas possibilidades para a otimização de processos e para a redução de custos e desperdícios.

Outro aspecto importante é que colaboradores treinados por meio de um programa de desenvolvimento, são mais motivados e comprometidos com a empresa, pois esse tipo de iniciativa evidencia uma gestão que valoriza indivíduos e equipes, reconhecendo suas competências, ambições, expectativas e talentos. Desta forma, é possível fortalecer o engajamento e a relação de confiança entre líderes e liderados.

Além disso, o investimento em treinamentos deve ser um dos componentes da estratégia corporativa de gerenciamento de talentos. Afinal, esse público costuma analisar as propostas de emprego, considerando sempre as oportunidades de desenvolvimento e aprendizado. Ou seja, um programa de treinamento bem estruturado pode ser um fator determinante para a aproximação e para a permanência destes profissionais.

É importante lembrar que programas de treinamento permitem à empresa inserir elementos da cultura e filosofia corporativa ao cotidiano dos colaboradores, bem como para fomentar novos conceitos. Assim, esses programas garantem uma gestão assertiva do conhecimento interno, multiplicando informações e disseminando comportamentos positivos e produtivos.

3. Como identificar as oportunidades de melhoria e se treinamento é a solução?

Diversas são as formas de realizar o levantamento das necessidades de treinamento. Ouvir os gestores, avaliar o desempenho no atingimento das metas (indicadores), realizar entrevistas de desligamentos, diagnosticar carências com base em modelos de competências individuais, diagnosticar o desempenho de equipes, estão entre os mais empregados.

Dependendo do modelo de levantamento utilizado, é possível identificar vocações, habilidades específicas, modelos mentais, características pessoais, preferências e limitações — informações que servem para sustentar planos de desenvolvimento individual, que, por sua vez, deve alinhar as competências profissionais de cada colaborador às demandas organizacionais. Assim, o programa de treinamento pode corrigir fraquezas e potencializar aptidões, explorando corretamente o potencial intelectual e criativo de profissionais e equipes.

O mesmo acontece quando avaliamos as operações críticas e gargalos da organização. Por meio da supervisão direta, é possível perceber se o problema está no processo ou no capital humano. No primeiro caso, é imprescindível buscar a otimização e eliminar as barreiras que limitam a produtividade geral. Na segunda hipótese, é fundamental avaliar se o know-how exigido para aquela função é de domínio dos executores, ou se a carência está na falta de habilidades ou seria o caso de mudança de atitude. Neste caso, será preciso diagnosticar corretamente para oferecer soluções mais adequadas e assistência aos profissionais envolvidos.

É fundamental distinguir entre “oportunidades” que podem e que não podem ser tratáveis por ações de treinamento. A análise das causas reais de um problema deve ser considerada sob o risco de comprometer os investimentos. Responsáveis por recursos humanos precisam de uma análise prévia junto ao cliente/ solicitante, pois equívocos neste momento podem comprometer sua credibilidade para o futuro. Investir em treinamento onde não se justifica sua ação, significa gasto sem favorecer a solução.

Logo, não é possível esperar resultados das ações de treinamentos quando o treinamento não é a solução, quando o treinamento não é recomendado como oportunidade de melhoria. Esta análise precisa ser feita inicialmente pelo gestor e posteriormente no diálogo com recursos humanos. Como exemplo, podemos citar dois casos:

  1. Há um problema no desempenho porque o empregado não está devidamente preparado para exercer a função.
  2. Há um problema de desempenho porque não há na área, especificações ou parâmetros para orientar o trabalho do empregado.

Observe que no primeiro caso é nítida a necessidade de atuar com treinamento visando à preparação do empregado para as atividades em que é demandado. Já no segundo caso, embora se observe problemas no desempenho, o empregado não tem claro quais os requisitos e parâmetros são necessários e precisam ser atendidos para melhorar a performance no trabalho.

4. É preciso ter clareza do que de fato se quer mudar após a ação de treinamento

Programas de treinamentos devem ser elaborados com base em resultados desejados, definidos para suportar a estratégia corporativa. Porém, é importante frisar que essas metas (resultados) devem ser ao mesmo tempo, arrojadas e também realistas, de modo a reforçar a motivação e o engajamento de todos.

Assim, o programa de treinamento deve ser estruturado para atender às reais necessidades da empresa — incluindo demandas técnicas, gerenciais, administrativas, operacionais e comportamentais. Questões que envolvam a chegada de novas tecnologias, aquisição de equipamentos e softwares, investimentos em novos projetos, exigências de caráter legal, adequação aos padrões de novos clientes ou mesmo as reciclagens obrigatórias exigem um cuidado especial, exatamente para evitar prejuízos e riscos desnecessários ao negócio.

Paralelamente, é importante realizar uma análise de perfil dos profissionais de modo a mapear as competências que precisam ser desenvolvidas (requeridas para o trabalho). Com todas essas informações, é possível definir as metas (resultados finais desejados) a serem obtidos após o treinamento.

Como avaliar se o investimento em treinamento valeu a pena? Isso só será possível se for definido, antecipadamente, o que se queria mudar. É fundamental que o gestor estabeleça os resultados de forma mensurável, observável. Como exemplo, podemos citar um treinamento que foi realizado para melhorar a qualidade do atendimento aos clientes. É preciso saber, de forma mensurável, qual é o atual nível de satisfação dos clientes. Digamos que 67% estejam satisfeitos. É preciso estabelecer o resultado futuro desejado (pós-treinamento), digamos 80%. Portanto, desde a convocação e comunicação do evento aos participantes, estes precisam saber qual é o alvo (meta) a ser atingido. O gestor precisa obter o compromisso de todos para que os resultados sejam atingidos. Quando recursos humanos seleciona quem vai conduzir o treinamento (solução interna ou empresa especializada em treinamentos), estes devem saber qual é o resultado esperado com a ação do treinamento.

Se você não se tem definido qual é o resultado esperado da ação de treinamento, nem se preocupe em medir.

5. Qual o papel do gestor durante o processo?

O gestor deve buscar o próprio aperfeiçoamento para se tornar um líder autêntico e conduzir seus times com mais eficiência e assertividade, cumprindo seu papel de orientar, suportar, apoiar e incentivar os colaboradores, para que todos possam atingir um rendimento superior.

Embora o gestor possa contar com o apoio de recursos humanos, ele é o principal responsável em determinar quais os resultados finais desejados com as ações de capacitação como visto no item anterior. Logo, ele precisa assumir sua responsabilidade na clareza desses resultados, compartilhando-os com seus empregados que participarão das sessões de treinamento. Ele precisa comunicar de forma assertiva sobre o investimento que será feito para cada participante, quais serão os resultados desejados, e como irá avaliar os mesmos após as ações de treinamento.

O gestor precisará ficar atento ainda, quanto a possíveis barreiras que os treinandos poderão enfrentar no retorno ao trabalho quanto à necessidade de novos recursos e em especial do apoio do gestor para colocar em prática aquilo que foi trabalhado no treinamento.

Fazer o treinamento valer a pena precisa estar no DNA dos gestores. Em geral o que se observa, no entendimento de muitos gestores, é que para eles, a responsabilidade quanto aos resultados em treinamentos é de recursos humanos.

O gestor pode ainda, estimular outras formas de aprendizado mediante iniciativas simples junto a suas equipes — como o job rotation, compartilhamento de notícias e artigos sobre o segmento e o mercado, o planejamento de visitas a fornecedores ou filiais, a participação em feiras e congressos. A delegação e o feedback também fazem parte das responsabilidades deste gestor. Todas essas ações favorecem o desenvolvimento das equipes, aumentando o engajamento e a produtividade.

6. Como engajar os colaboradores para as ações de treinamento?

Um dos aspectos a serem tratados durante o planejamento e execução do programa de educação corporativa é o engajamento dos colaboradores. De fato, é preciso derrubar alguns paradigmas e superar a baixa receptividade inicial.  Muitos profissionais carregam memórias negativas, de cursos cansativos, dispensáveis e com conteúdo distante da realidade vivida pelas equipes.

É preciso um cuidado especial quanto a agenda dos eventos e a convocação prévia para que os participantes possam se preparar e assim, obter melhor proveito das ações de treinamento.

Diferentes formatos, metodologias e dinâmicas, além de soluções tecnológicas podem favorecer o aprendizado, promovendo a prática, a experimentação e a interação. E para engajar os colaboradores, é necessário customizar o treinamento de acordo com as necessidades da empresa e as expectativas dos profissionais, considerando as competências que precisam ser desenvolvidas. O segredo é oferecer conhecimentos úteis, que agreguem valor e que tornem a rotina de trabalho mais simples e produtiva.

Discutir e definir como o treinamento deverá ser estruturado é responsabilidade da área de recursos humanos, que compartilha sugestões com os gestores clientes para conduzir as melhores escolhas. Quer o treinamento seja realizado internamente ou por empresa especializada, o responsável por recursos humanos – treinamento deve ser o porta voz das expectativas que se pretende com a ação do treinamento para que o investimento valha a pena.

Além dos treinamentos presenciais, plataformas de ensino, cursos online, vídeos, e aplicativos também podem ser explorados para oferecer diferentes formas de acesso aos treinandos. O avanço da tecnologia não pode ser ignorado e essas facilidades precisam ser incorporadas no dia a dia das equipes. Palestras, vídeo aulas, documentários e e-books podem enriquecer os esforços em treinamento, garantindo dinamismo, diversidade e atratividade.

Assim, cabe ao RH acompanhar as tendências do setor e adotar as práticas que mais se enquadrem às necessidades corporativas. Ao mesmo tempo, os gestores devem assumir o papel de facilitadores, incentivando o aprendizado e desmistificando a visão distorcida que ainda existe sobre a efetividade dos programas de treinamento.

7. Quando utilizar instrutores internos e quando contratar empresas especializadas?

Durante o planejamento do programa, é fundamental realizar uma análise sobre quais treinamentos serão desenvolvidos internamente e quais serão contratados de fornecedores/ consultorias especializadas. Essa definição precisa considerar, principalmente, a complexidade dos temas e se há instrutor interno com a competência requerida.

Em geral, cursos conduzidos por instrutores internos devem estar direcionados a cultura, políticas e normas de conduta corporativas, bem como aos processos/ tecnologia de domínio da empresa. Já os treinamentos técnicos, exigidos pela aquisição de novas tecnologias e equipamentos, podem ser contratados externamente. O mesmo acontece com treinamentos com foco em gestão estratégica, gestão comercial, gestão financeira e especialmente programas comportamentais mais elaborados, que visam mudanças mais significativas no dia-a-dia dos treinandos, nas equipes ou para o desenvolvimento de novas lideranças.

Empresas classe mundial, em geral dispõem de instrutores internos para alguns programas, no entanto, sabem da importância de contratar consultorias de treinamento externas por serem especialistas no desenvolvimento e condução de programas, oxigenando os conteúdos trabalhados internamente. Além disso em diversos casos prevalece aquela máxima de que “santo de casa não faz milagres”. Outras vezes, o convívio continuado entre instrutores e treinandos em especial quando se tratam de lideranças sofrem desgastes naturais pelas relações do dia a dia.

8. Cuidados com a agenda, infraestrutura, mídia e material didático para as ações de treinamento

Nos casos em que a opção é por soluções internas, é fundamental listar todos os recursos necessários para a implementação do programa. A compra de softwares, aparelhos e licenças para acesso à cursos, deve ser feita com antecedência. O material didático também precisa ser produzido com cuidado — principalmente quando a empresa pretende elaborar cursos EAD ou portais de ensino corporativos.

Em alguns casos, também é preciso adquirir meios complementares, como equipamentos de áudio e vídeo, simuladores, projetores e material de escritório.

Outro fator determinante para o sucesso do programa de treinamento é a agenda dos profissionais envolvidos. O calendário deve sempre buscar uma convergência, para que não haja nenhum tipo de sobrecarga para as equipes. É essencial compreender que os treinamentos demandam tempo e dedicação e, por isso, afetam diretamente a rotina de trabalho. Vale lembrar que um calendário inadequado pode prejudicar a produtividade individual e coletiva, além de afetar a credibilidade e a receptividade do programa junto aos treinandos.

Quando a opção é contratar empresas especializadas, em geral estas desenvolvem e reproduzem o material didático e todos os demais recursos necessários em sala de aula. Cabe a recursos humanos dispor de salas equipadas, livres de interferências, recursos de projeção multimídia e providências quanto ao coffee-break.

Outra providência de recursos humanos é quanto à necessidade de insistir/ negociar orçamento e provisionamento financeiro para suportar os investimentos em programas de treinamento. Quando a cultura do aprendizado ainda não está consolidada, é comum haver desvios destes valores para outras contas, principalmente em épocas de crise. Entretanto, esses cortes restringem os resultados finais e interferem fortemente na motivação e no engajamento dos colaboradores.

9. Realizando as ações de treinamento

A implementação do programa de treinamento é sempre uma etapa crítica, por isso, o ideal é começar com algumas turmas “piloto”. Assim, é possível observar problemas, corrigir falhas e providenciar os ajustes necessários, antes do início oficial. O RH deve acompanhar as agendas, a disponibilidade dos recursos, o desempenho dos instrutores e a avaliação dos próprios profissionais.

Nesta fase, detalhes podem fazer muita diferença, então, nos cursos presenciais, é preciso verificar a pontualidade, a disciplina durante o treinamento e a confirmação prévia dos treinandos – para a montagem correta da sala e a disposição do material. Já para os treinamentos online, é fundamental acompanhar diariamente as taxas de acesso, conclusão e aprovação de cada curso oferecido.

Depois das turmas “piloto”, é possível dar sequência ao programa mantendo o monitoramento constante. O diálogo com os gestores e com os colaboradores, deve fazer parte das tarefas do RH, com a finalidade de coletar percepções, ideias e sugestões, que possam contribuir com os resultados finais.

É preciso salientar ainda, que treinamentos pontuais não bastam, por isso, o programa de treinamentos deve ser incorporado à cultura da corporação, fazendo do aprendizado, um hábito entre todos os profissionais. Por isso, é essencial que o planejamento conte com cronograma que atenda as demandas corporativas a curto, médio e longo prazos. Desta maneira, a empresa reforça a gestão do conhecimento, desenvolve novas competências e mantém as equipes atualizadas.

10. Níveis de avaliação para treinamento: Como estabelecê-los?

Um dos mais con­heci­dos mod­e­los de avali­ação de resultados em treinamento foi cri­ado pelo americano Don­ald Kirkpatrick. A abordagem de Kirkpatrick propõe que a avaliação da qualidade e da efetividade do treinamento deve ser enquadrada em quatro níveis – que devem ser considerados na concepção, na execução e na mensuração dos resultados do programa. Esses quatro níveis são:

Nível 1 – Reação

O primeiro nível mede a satisfação e a reação dos participantes à proposta do programa e também, o grau de atendimento as expectativas das equipes envolvidas.

Nível 2 – Aprendizado

O segundo nível mensura o progresso dos participantes quanto ao conteúdo apresentado através de testes. A aprendizagem pode ser confirmada quando os colaboradores ampliam seus conhecimentos ou aperfeiçoam suas habilidades.

Nível 3 – Comportamento

O terceiro nível mede a taxa de transferência do conteúdo aprendido para o ambiente de trabalho. Esse item avalia a mudança de comportamento produzida pela participação no treinamento.

Nível 4 – Resultados

O quarto nível mede o impacto do programa de educação corporativa pela relação custo x benefício.  Ele mede qual o benefício gerado em relação ao investimento realizado.

Assim, é fácil perceber que todos os níveis estão conectados e que há uma grande interdependência. Por isso, Kirkpatrick sugere a criação de uma cadeia de evidências que possam demonstrar os efeitos do programa de treinamento e a sua contribuição para o negócio. Dados quantitativos e qualitativos devem representar os quatro níveis de avaliação e esse conjunto, têm a finalidade de confirmar a influência positiva da capacitação, na produtividade das equipes e nos principais resultados da empresa.

Nível 5 – ROI – Retorno sobre investimentos

O quinto nível, desenvolvido por Jack Phillips, mede o retorno sobre o capital investido nas ações de treinamento, podendo ser feito para cada treinamento ou para toda a programação do período.

Nível 6 – Indicadores (BSC)

O sexto nível, parte de nossa expertise acumulada ao longo de anos apresentando treinamentos para equipes de RH. Em nosso entendimento nenhum dos modelos anteriores atende integralmente todas as necessidades de medição. Assim, tomamos a liberdade de associar o sexto nível à filosofia do Balanced Scorecard – modelo de gestão desenvolvido por David Norton e Robert Kaplan. Este modelo, parte do entendimento que as organizações em geral, precisam gerar resultados aos acionistas/ patrocinadores e estes resultados advém de clientes. Resultados com clientes são obtidos pelo valor criado nos processos internos e estes por sua vez, dependem da capacidade da organização de criar e sustentar a capacidade de aprendizado e crescimento.

O sexto nível, privilegia o uso de indicadores financeiros e não financeiros que numa relação de causa e efeito nos prova a contribuição de cada ação de treinamento nos esforços corporativos. Podemos citar o exemplo de um treinamento sobre negociação em vendas. Como resultado, ele precisa provar através de indicadores, o aumento na taxa de conversão de vendas, aumento na base de clientes ativos, aumento no ticket médio de vendas entre outros. Todos esses esforços apoiam o aumento das vendas que apoia o aumento do lucro, etc.

11. Conclusão

O treinamento de equipe é foco das principais estratégias do universo corporativo. Lideranças e times competentes e qualificados são fundamentais para a competitividade de qualquer organização.

Um programa de treinamento bem elaborado produz muitos benefícios, como a eliminação de lacunas ou monopólios de conhecimento, a capacitação antecipada das equipes para novos desafios, a redução de despesas com falhas internas, a diminuição das burocracias e a conquista de processos mais ágeis e otimizados. Além disso, competências comportamentais — como liderança, negociação, a persuasão, inteligência emocional, trabalho em equipe – também podem ser aperfeiçoadas, garantindo relações mais colaborativas e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Programas de educação corporativa não devem, no entanto, carregar uma expectativa imediatista. Afinal, para ser estratégico, é preciso enxergar as demandas futuras, prever as necessidades e planejar a capacitação dos colaboradores a curto, médio e longo prazos visando proporcionar condições que garantam resultados extraordinários para a organização de forma contínua e sustentável.

Minha proposta com esse texto foi o de resgatar a importância e o papel que gestores e profissionais de recursos humanos tem quanto a fazer os treinamentos valerem a PENA!

Para saber mais sobre gestão, leia também: Por que as empresas precisam investir nas lideranças?

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Autor: Carlos Basso - Categoria: Blog

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