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Uso Inteligente do E-mail: Você sabe o que é isso?

21 de fevereiro de 2016
Uso Inteligente do E-mail: Você sabe o que é isso?

Por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida nos faz perder mais tempo e gera frustração e estresse?

Deixe-me ser mais específica: por que caem em nossa caixa de mensagens tantos e-mails confusos, desconexos, mal-escritos ou que não precisaríamos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou “oficializar“ um simples pedido que fizemos ao colega da mesa ao lado?

A comunicação eletrônica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negócios e nas relações entre pessoas e empresas.

O problema surge quando é usada de forma impensada, automática, tarefeira. O e-mail não existe para substituir um telefonema, uma conversa. Também não há sentido em, logo depois de enviar um e-mail, ligar para explicar exatamente o que se quer, de que precisa, pois a mensagem ¨talvez não tenha ficado muito clara¨.

Algumas pessoas gastam horas e horas de seu dia travando uma verdadeira batalha com sua caixa de entrada. Há casos em que há uma lista de e-mails não lidos ou pendentes. Nas piores situações, o e-mail torna-se um vício e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos todo o tempo, minuto a minuto – não se desliga, não cria, não usa outras formas de comunicação.

O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso dia-a-dia. Precisamos entender que a ferramenta existe para facilitar, abrir caminhos, encurtar distâncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas para que possamos investir nosso tempo com a comunicação realmente importante para nós e para o negócio.

Mas na prática, como isso acontece? Deixo aqui algumas dicas. Nos cursos que ministro, costumo passar essas e outras mais. Para mim, o importante é que, quando eu mesma as aplico, consigo resultados melhores em meus próprios textos.

O que quero dizer é que elas funcionam e tornam meu trabalho como redatora mais fácil. Aqui estão algumas delas:

  • Planeje seu texto. Não caia na armadilha de começar a redigir sem antes saber exatamente o que quer comunicar e para quem. Muitas pessoas me perguntam: não é melhor já começar a escrever? As idéias não podem vir enquanto digito o texto? Minha resposta é sim. Elas podem vir, mas provavelmente virão de forma desorganizada, sem ordem e sem relação com o que realmente é importante para o leitor. Por isso, gaste uma parte do seu tempo pensando em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar quais podem ser as suas dúvidas, quais serão os pontos mais importantes para ela? O que pode confundi-la ou envolvê-la?
  • Tenha um propósito claro, saiba exatamente o que você quer ou espera do seu leitor. Com isso, seu texto terá uma leitura mais clara e objetiva. O leitor não terá que ligar e perguntar: o que você realmente quer de mim?
  • Tenha claro na cabeça o porquê de enviar a mensagem para uma pessoa. Evite uma possível resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Além disso, o fluxo de informação em sua empresa será muito mais racional, efetivo.
  • Comece pela informação mais importante para o leitor. Dê exemplos, explicações, argumentos depois. Deixe de lado aqueles inícios clássicos como: Considerando a reunião do dia dez, tendo em vista as necessidades do cliente… Vá direto ao ponto. Se estiver escrevendo para pedir, peça logo no começo, precisa esclarecer um ponto, faça-o sem se perder em idéias.
  • Revise seu texto antes de enviá-lo. Parece óbvio, mas não é. Erros gramaticais, uma palavra faltando, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. Não deixe a falta de tempo justificar o envio de qualquer mensagem sem que você tenha feito uma última leitura. É sua imagem que está em jogo.

Autor: Redator CR BASSO - Categoria: Blog

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